ساعت کاری و حضور به موقع در کسب و کارهای کوچک
در هر شغلی مدیریت ساعت کاری کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار است. اهمیت این موضوع برای کسب و کارهای کوچک دوچندان می شود، زیرا این کسب و کارها دارای منابع مالی اضافه ای نیستند که به کارکنان غایب، یا کارکنانی از میزان اضافه کاری آنها در تعطیلات مطمئن نیستند، حقوق اضافه بدهند! مدیریت و پیگیری ساعت کاری تمام کارکنان می تواند در صرفه جویی هزینه های کسب و کار به شما کمک کند. همچنین، کارکنان شما با دقت و تلاش بیشتری به وظایف خود می پردازند.
مفهوم ساعت کاری و حضور و غیاب کارکنان
مفهوم ساعت کاری و حضور و غیاب کارکنان ممکن است خیلی واضح به نظر برسد. اما اجازه بدهید که تعریف این دو را در زمینه ی تجاری توضیح دهیم. ساعت کاری کارکنان، به مجموع ساعاتی گفته می شود که یک کارمند از ابتدا تا انتهای شیفت کار می کند. حضور و غیاب به معنای روزهای حضور کارمند شما است که در یک دوره زمانی مشخصی آن را ثبت کرده اید. شما برای حفظ مسئولیت پذیری کارکنان، اطمینان از عملکرد کسب و کارتان و در نتیجه پیشرفت آن به این دو پارامتر نیاز دارید.
نحوه پیگیری ساعت کاری و حضور و غیاب کارکنان
صاحبان مشاغل باید بهترین راه را برای پیگیری ساعت کاری و حضور و غیاب کارکنان انتخاب کنند. اگرچه در گذشته بسیاری از مشاغل از پانچ کارت استفاده می کردند و کارکنان مجبور بودند در ابتدا و انتهای شیفت کاری خود، کارت خود را در دستگاه قرار دهند، اما این روش دارای مشکلاتی جدی بوده است.
پرونده های فیزیکی دارای مشکلات امنیتی هستند، مخصوصاً اگر شما بخواهید برای مدت زمان زیادی (مثلاً ۴ سال) از آنها نگهداری کنید. سوابق الکترونیکی، احتمال هر گونه آسیب فیزیکی یا سرقت اطلاعات را کاهش می دهند. همین امر، یکی از دلایلی است که سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک در بین کسب و کارهای کوچک محبوبیت زیادی کسب کرده اند.
نرم افزار ساعت کاری و حضور و غیاب کارکنان چگونه است؟
خب! بعد از همه ی بررسی هایی که پیش از این انجام داده ایم، دقیقاً نرم افزار ساعت کاری و حضور و غیاب کارکنان چیست؟ این نرم افزار، ابزاری است که به شما کمک می کند تا به راحتی زمانی که کارکنان شما در محل کار حضور دارند را ردیابی و مدیریت کنید. با این وجود، گزینه های مختلفی برای سیستم حضور و غیاب کارکنان در کسب و کارهای کوچک وجود دارد.
ما در ادامه به مزایای این راه حل و گزینه های موجود در بازار می پردازیم.
مزایای ثبت خودکار ساعت حضور کارکنان چیست؟
علاوه بر امنیت بیشتر، مزایای ثبت خودکار ساعت کاری و حضور و غیاب کارکنان چیست؟ بسیاری از گزینه های موجود در بازار برای پیگیری مرخصی کارکنان، تحلیل گزارش ها، اطمینان از پوشش مناسب کسب و کار و دسترسی کارکنان به داده های مورد نظر راه هایی را ارائه می دهند. شما با توجه به نیازهای کسب و کار خود می توانید یک برنامه یا نرم افزار ساده و کاملاً مدیریت شده را برای شغل خود در نظر بگیرید.
نرم افزار کامپیوتری ساعت کاری
اگر می خواهید ساعت ورود و خروج کارمندانتان را تحت نظر داشته باشید، نرم افزار کامپیوتری ساعت کاری گزینه ی مناسبی برای بهینه کردن سیستم کاری شما خواهد بود. راه های متعددی برای ثبت کامپیوتری ساعت کاری در اختیار شما قرار دارد. مثل: کارت های مغناطیسی، اثرانگشت خوان دیجیتال، سیستم شناسایی مردمک چشم و ... . تمامی این روش ها گزینه های مناسبی برای ثبت دقیق ساعات ورود و خروج کارمندان می باشند.
این سیستم های الکترونیک ثبت ساعات کاری معمولاً به همراه نرم افزارهایی ارائه می شوند. این نرم افزارها در موارد حساسی مثل عدم حضور کارمند در شرکت، شما را در جریان خواهند گذاشت. چنین سیستمی باعث می شود که شما از تخلفات مربوط به ساعت کاری کارمندانتان مطلع شوید. البته، در صورت هر گونه تداخل یا ناهماهنگی در ثبت دیجیتال، شما می توانید به صورت دستی اطلاعات حضور کارمند را وارد سیستم کنید. مثل حالتی که کارمندان کارت خود را به همراه ندارند یا به هر دلیلی موفق به ثبت ساعات کاری خود نشده اند.
نرم افزار ساعت کاری کارمندان
اگر به دنبال یک نرم افزار جامع تر هستید، باید در مورد بهترین نرم افزارهایی که برای ساعت کاری و حضور و غیاب کارمندانتان به شما کمک می کند، جست و جو کنید. مزایای این نرم افزارها شامل سطح امنیت بالاتر، ارتباط از طریق سیستم کلود (سیستم حافظه مجازی cloud) و پیشتیبانی از راه دور می باشد. یکی از نرم افزارهایی که موفق به کسب محبوبیت در بین کسب و کارهای کوچک و بزرگ شده است، دستگاه اثر انگشت دینگ است. این دستگاه، در عین قابلیت های بالایی که دارد، یکی از ارزان ترین راه های کنترل حضور کارمندان برای کسب و کارهایی است که بودجه محدودی برای این کار دارند. با دستگاه حضور و غیاب دینگ، فقط کافی است که کارمندان نرم افزار آن را روی گوشی همراه خود نصب کنند. با این کار، هنگامی که در نزدیکی دستگاه قرار بگیرند، ورود و خروج آنها به صورت خودکار ثبت می گردد.
نرم افزار CRM
نرم افزار ساعت کاری CRM یک نرم افزار همه کاره است که خدمات مختلفی را برای کسب و کارها ارائه می دهد. بهترین سیستم های CRM موجود در بازار شامل خدماتی مثل: ساعات کاری، مدیریت حقوق و مزایا، درخواست های مرخصی و موارد دیگر هستند. این نرم افزار به صورت یک برنامه ی وب، یا یک پلت فرم وب هاستینگ (میزبانی وب) در دسترس است و در مدیریت ساعات کاری کارمندان، مدیریت مرخصی ها و بررسی تخلفات ساعات کاری به شما کمک می کند.
نرم افزار Cloud-based
نرم افزار ساعت کاری و حضور و غیاب کارمندان Cloud-based، یک برنامه ی وب است که از چندین گزینه ی مربوط به کسب و کار پشتیبانی می کند. این نرم افزار با بیشتر سیستم عامل های معروف سوددهی و زمان سنجی سازگار می باشد. از مزایای سرویس های مبتنی بر تکنولوژی ابر (Cloud) این است که می تواند نیازهای زیر ساختی و پایه ای کسب و کارها را با توجه به ویژگی هایی که دارند، بهبود ببخشد.
نرم افزار ESS
نرم افزار سلف سرویس کارکنان یا نرم افزار ESS، مناسب ترین گزینه برای کارکنان فعال است. به وسیله ی این نرم افزار، کارکنان می توانند در هر زمان مشخصی پوشش بیمه، حقوق و مزایای خود را بررسی کند، درخواست های مرخصی را به صورت الکتریکی ارسال کنند و در صورت مجاز، ساعات ورود و خروج خود را از راه دور ثبت کنند. البته، ماژول های ESS با اکانت اختصاصی کارکنان، می تواند یک گزینه ی گران برای کسب و کارهای بزرگ باشد.
موارد مهم در ارزیابی نرم افزار حضور و غیاب کارکنان
- سیستمی که انتخاب می کنید باید انعطاف پذیری کافی در اعمال تغییرات را داشته باشد. مثل، ترفیع کارمندان، تغییرات قوانین اضافه کاری، حقوق تشویقی و ...
- از کارمندان خود بخواهید که یک پلت فرم را امتحان کنند و قبل از خرید نرم افزار مورد نظر، بازخوردشان را به شما ارائه دهند. اگر کارکنان شما با نرم افزار راحت باشند، احتمال موفقیت شما در استفاده از آن بیشتر خواهد بود.
- از فروشندگان نرم افزار سؤال کنید که آیا می توانند پس انداز یا صرفه جویی در هزینه های شما را بعد از استفاده از این نرم افزار تخمین بزنند؟ این هزینه را با هزینه ی نرم افزار مقایسه کرده و بهترین گزینه را انتخاب کنید.
برای اطلاع در رابطه با سیستم های حضور و غیاب آنلاین، هزینه و نحوه ی عملکرد نرم افزار حضور و غیاب می توانید به وب سایت سامانه حضور و غیاب دینگ مراجعه کنید.
آدرس وب سایت:https://dingontime.com/
واحد فروش: ۰۲۱۷۲۰۸۹۰۰۰
آدرس: تهران، بلوار میر داماد، نبش خیابان آزیتا، ساختمان کامیار
نظر شما